PRODUCTIVIDAD: Como Aprovechar el Tiempo, ser Productivo y Organizado, Administración y Manejo

Cómo Organizar mi Tiempo: Todos pueden aprender a organizarse y optimizar sus recursos, la clave está en la administración y manejo del tiempo | Productividad…

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¿Cómo vas a evitar que esas metas que te hiciste al principio del año, no se vayan por el caño?

En este video aprenderás un sistema sencillo y super efectivo para mantenerte en tu ruta al éxito. Así lograrás concluir tus actividades importantes que tienes pendientes, y concretar todos tus proyectos.

“Getting Things Done”

Es el libro de David Allen en el cual basamos este videoblog de hoy. La traducción al Español es: Organízate con Eficacia.

Y es un sistema de organización que te ayuda a dominar el Arte de Lograr Productividad sin Estrés.

El concepto es brillante, porque al seguir este método liberas tu mente, de manera que ya no la tienes que utilizar para almacenar pendientes.

Mucha gente cree que es bueno utilizar su mente para recordar todo lo que tienen que hacer y terminan abrumados, preocupados y decepcionados con ellos mismos.

Utilizando este sistema utilizas tu mente para lo que es más efectiva. Tu mente es muy poderosa cuando procesar información.

Así es, con este sistema podrás organizar y clasificar la prioridad de la información que investigues y recolectes, para después ejecutar acciones específicas basadas en esa información que es importante para que logres con una efectividad admirable tus metas y tus proyectos.

Esto lo vas a lograr en 5 pasos sencillos.

PASO 1. Captura adecuadamente la información.

Toma notas de todo lo que esté relacionado y que es importante para tu proyecto profesional que quieres desarrollar.

Si no tomas notas de manera ordenada y sistemática, cuando necesites la información no podrás encontrarla fácil y rápidamente. Algo tan sencillo como un cuaderno y un bolígrafo, o tan sofisticado como evernote que ya te hemos recomendado en otros videos, te podrá ayudar a mantener tu información organizada, para que cuando la necesites esté al alcance de tu mano.

Además, las tareas pendientes y proyectos por completar, siempre es mejor que estén plasmadas en papel o en un dispositivo electrónico, para que tu mente pueda tener libre los recursos que necesitas para explotar tu creatividad al máximo.

Con los grandes avances en la tecnología móvil, debes tener un sistema electrónico de calendario con agenda, que te permita crear listas de pendientes y que te avise con algún tipo de alarma cuando estén por cumplirse.

PASO 2. Clarifica la información y procesarla utilizando la regla de los 2 minutos.

Aquí te presentamos en pantalla el método GTD por sus siglas en Inglés, que David Allen explica en su libro “Getting Things Done”, y se compone de 5 pasos sencillos:
Recopilar, procesar, organizar y revisar información; y el número 5 que es el más importante, es hacer.

Observando la gráfica siguiente vamos a ver los pasos uno a la vez:

Cuando estés recopilando y organizando la información, vas a comenzar por hacerte la siguiente pregunta:

¿Es esta información realizable?

Si la respuesta es NO, será basura, la agregarás a la lista de “Algún día o quizás”, o la agregarás a tu lista de referencias.

Si la respuesta es SI, pasarás a la siguiente pregunta:

¿Es esto realizable en un sólo paso?

Si la respuesta es NO, lo agregarás a la lista de “Nuevo Proyecto”, poniéndole un nombre específico.

Si la respuesta es SI, pasarás a la siguiente pregunta:

¿Toma más de 2 minutos llevarlo a cabo?

Si la respuesta es NO, simplemente hazlo.

Si la respuesta es SÍ, la siguiente pregunta es:

¿Es mi responsabilidad hacerlo?

Si la respuesta es NO, la pondré en mi lista “Pendiente para Delegar”, o cuando haces proyectos colaborativos “Esperando respuesta de”.

Si la respuesta es SI, la siguiente pregunta es:

¿Tiene una fecha de vencimiento?

Si la respuesta es NO, la registrarás en la lista de la siguiente acción a tomar para continuar avanzando con el proyecto específico al que pertenece.

Si la respuesta es SI, la agregarás a tu calendario configurando una alerta con suficiente tiempo de anticipación para que la termines dentro del plazo adecuado.

PASO 3. Almacena la información en la lista apropiada.

En este paso, es vital que previamente hayas creado un folder, un cuaderno digital, o un mapa mental, en el que almacenarás la información relacionada con cada proyecto específico.

Por ejemplo, nosotros para filmar un video-podcast de los que tú disfrutas cada semana, creamos un mapa mental en el cual escribimos las notas de consulta que lo fundamentan, los libretos que contienen las técnicas que vamos a compartir, las gráficas, en fin, todos los elementos que queremos que tú recibas cuando esté completamente terminado.

PASO 4. Revisa tus listas de manera sistemática para saber cual es la siguiente a acción a tomar.

Es importante que con frecuencia te dirijas a tus listas para que definas claramente cuál es la siguiente acción que debes ejecutar. Y aquí te vamos a compartir uno de los puntos que para nosotros es primordial.

Una de las primeras preguntas que me hago en la mañana cuando estoy consultando mis listas de proyectos es: ¿Cuáles son las 3 acciones que si las concluyo correctamente me van a dar los mayores resultados en este día?

Una vez identificados esos 3 pasos, te enfocarás en llevarlos a su realización como prioridad al resto de la lista.

Dentro de tu semana de trabajo, crea un ritual en el que repases tus listas para actualizarlas, de modo que puedas limpiar tu mente.

PASO 5. Simplemente hazlo.

Utiliza las notas que hiciste para ejecutar las acciones necesarias con enfoque y determinación.

En este punto recuerda que ya no tienes que decidir si la acción que vas a realizar es importante o no, porque eso es algo que ya hiciste previamente. Tu trabajo ahora es eliminar distracciones para poder enfocarte y envolverte en la actividad, para llevarla de principio a fin con resultados de excelencia.

Aquí puedes aplicar el método Pomodoro que ya hemos recomendado en otros videos: 25 minutos de trabajo absolutamente enfocado para avanzar en la actividad, tomarte 5 minutos de descanso, y después ir a la siguiente actividad prioritaria en tu lista y ejecutar otros 25 minutos de concentración absoluta en la tarea que estás realizando.

Si de verdad logras este nivel de concentración, entrarás en el estado de fluidez, donde sentirás que esos 25 minutos se han alargado para permitirte lograr resultados que antes te tomaban una hora o más; y sin embargo al realizar esta acción sentiste que se te pasaron muy rápido.

Organizarte con eficacia dependerá de que sigas cada uno de estos pasos que te acabamos de dar.

Porque así tu prioridad será tomar acciones de manera práctica, sin tanta planeación formal que a veces nos paraliza.

Recuerda que vas buscar evitar ser un buitre de las alturas, en otras palabras, no seas alguien que sueña, habla y planea mucho, pero que no logra aterrizar sus proyectos.

Mejor recopila, procesa, organiza y revisa tu información, para que ejecutes las acciones clave que te darán los mayores resultados; y así tú sigas siendo un líder auténtico capaz de cautivar, guiar e inspirar a cada vez más personas.

“La acción es la clave fundamental de cualquier éxito.”
— Pablo Picasso

Víctor Toscano y Víctor Pérez
victor-toscano.com

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